7 yleisintä kysymystä käyttöönotosta

1. Kuinka suuri projekti asiakaspalvelujärjestelmän käyttöönotto on?

Se riippuu tavoitteistasi. Pienimmillään se voidaan ottaa käyttöön kevyesti jopa päivässä, mutta laajempi käyttöönotto (esim. useita kanavia, kattavasti automaatiota ja monimutkaiset sisäiset prosessit) vaatii viikoista kuukausiin. Paras tulos saavutetaan vaiheittain ja selkeällä priorisoinnilla.

Vinkki! Aloita yhdestä kanavasta (esim. sähköposti tai yhteydenottolomake) ja laajenna systemaattisesti muihin kanaviin.

2. Mitä järjestelmiä ratkaisu korvaa tai yhdistää?

Järjestelmä voi korvata erilliset sähköposti-, puhelin-, chat- tai tiketöintijärjestelmät ja yhdistää ne yhteen näkymään ja käyttöliittymään. Se voidaan myös integroida muihin keskeisiin järjestelmiin, kuten CRM-järjestelmään, verkkokauppaan tai yrityksesi sisäisiin työkaluihin.

3. Mitä jos kaikkia kanavia ei voida yhdistää heti?

Ei haittaa! Ratkaisu toimii erinomaisesti, vaikka kaikkia kanavia ei ottaisikaan käyttöön. Käyttöönotto voidaan suunnitella siten, että vain osa kanavista otetaan mukaan alussa, ja muita lisätään vaiheittain myöhemmin.

Vinkki! Suunnittele alusta alkaen rakenne, joka tukee tulevaisuuden kasvua, kuten esim. mahdollisen chatbotin käyttöönottoa myöhemmin.

4. Tarvitaanko teknistä osaamista?

Käyttöliittymä on intuitiivinen, mutta tehokkaan konfiguroinnin, integraatioiden ja automaatioiden toteutuksessa tekninen ymmärrys tai kumppani voi olla tarpeen. Järjestelmänvalvojien kouluttaminen kannattaa aina.

Vinkki! Nimeä 2-3 sisäistä ylläpitäjää ja tue heitä osaavalla kumppanilla tai koulutuksilla.

5. Kuinka voimme testata järjestelmää ennen käyttöönottoa?

Ratkaisusta on saatavilla maksuton 14 päivän kokeilujakso! Vinkkejä kokeilujakson tehokkaaseen hyödyntämiseen löydät täältä. Käyttöönottovaiheessa kannattaa simuloida tyypillisimmät asiakaspalveluprosessit todellisuutta vastaavilla asiakaspoluilla ja työnkuluilla.

Vinkki! Älä testaa vain tukihenkilön silmin, vaan käy läpi koko asiakaspolku eri kanavissa ymmärtääksesi todella asiakkaidesi asiakaskokemuksen. Muista aina asiakasta simuloidessa käyttää jotain muuta, kuin tukihenkilölle rekisteröityä sähköpostiosoitetta, sillä järjestelmä kohtelee tukihenkilöitä eri tavalla kuin asiakkaita!

6. Miten ylläpidän järjestelmää?

Ylläpidon voi hoitaa itse, ulkoistaa kumppanille tai hoitaa näiden yhdistelmällä (meiltä saatavissa täysi ylläpito tai kevyempi neuvontapalvelu ylläpitäjille). Tärkeää on, ettei osaaminen ole vain yhden henkilön varassa ja että järjestelmää kehitetään aktiivisesti.

Vinkki! Luo ylläpidolle säännöllinen tarkastuskalenteri ja seuraa käyttäjäpalautetta aktiivisesti.

7. Mistä saa apua ja tukea käyttöönottoon?

Kaikkiin lisensseihin sisältyy maksuton tuki englanniksi. Kumppanit (kuten me) tarjoavat monipuolisesti tukea järjestelmän käyttöönottoon ja käyttöön (voit tutustua palveluihimme täällä). Lisäksi saatavilla on maksuttomia webinaareja, dokumentaatiota ja yhteisöfoorumeita.

Vinkki! Hyödynnä asiantuntevaa kumppania alusta alkaen, niin vältät turhat sudenkuopat, säästät aikaa ja saat enemmän irti investoinnistasi heti ensimmäisestä päivästä lähtien.